TỪ 01/7/2025: CÔNG CHỨNG PHẢI CHỤP ẢNH VÀ LƯU HỒ SƠ THEO QUY ĐỊNH MỚI

Bắt đầu từ 01/07/2025 một số quy định của pháp luật mớiquan trọng trong Luật công chứng 2024 và Nghị định 104/2025/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực, một trong những điểm đáng chú ý là quy định yêu cầu việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng. Đây được xem là bước tiến nhằm tăng cường tính xác thực, minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động công chứng.  

Quy định mới về chụp ảnh cùng công chứng viên từ ngày 01/07/2025 

Căn cứ theo khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng 2024 quy định về ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng:  

“Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng 2024 và trường hợp người yêu cầu công chứng không ký được và không điểm chỉ được. Việc ký văn bản công chứng điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ. 

Và việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.” 

Như vậy, theo quy định mới sắp có hiệu lực, khi thực hiện công chứng, người yêu cầu công chứng sẽ phải chụp ảnh cùng công chứng viên tại thời điểm ký kết và hình ảnh này sẽ được lưu trữ trong hồ sơ công chứng. Đây là một điểm bổ sung đáng chú ý so với Luật Công chứng 2014. Quy định mới này được đánh giá là cần thiết và phù hợp với tình hình thức tế của hoạt động công chứng hiện này, bởi hiện nay tình trạng công chứng viên không trực tiếp chứng kiến người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của văn bản diễn ra khá phổ biến. Trong một số trường hợp, cơ quan quản lý nhà nước gặp khó khăn trong việc xác minh và xử lý vi phạm do thiếu cơ sở tài liệu hoặc hình ảnh làm bằng chứng. Việc bổ sung yêu cầu chụp ảnh sẽ góp phần tăng cường tính xác thực, minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động công chứng. 

  

Hướng dẫn chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng 

Song song với quy định trên Điều 46 Nghị số 104/2025/NĐ-CP cũng có quy định chi tiết về chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng: 

Việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 50 của Luật Công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu sau đây: 

Trường hợp việc điểm chỉ được thực hiện thay cho việc ký thì ảnh chụp công chứng viên chứng kiến việc điểm chỉ cũng được thực hiện theo quy định tại Điều này. 

Trường hợp việc công chứng có người làm chứng, người phiên dịch thì việc chụp ảnh người làm chứng, người phiên dịch ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên được thực hiện theo quy định tại Điều này. 

Trường hợp có nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại cùng một thời điểm và cùng một địa điểm thì có thể chụp ảnh từng người ký trước sự chứng kiến công chứng viên hoặc chụp ảnh chung tất cả những người ký trước sự chứng kiến công chứng viên; ảnh chụp phải bảo đảm các yêu cầu quy định tại Điều này. 

Trường hợp nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau thì chụp ảnh người ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên tại các thời điểm hoặc địa điểm tương ứng; ảnh chụp phải bảo đảm các yêu cầu quy định tại Điều này. 

Ảnh chụp là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng. 

Quy định về chụp ảnh quy định tại Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP được áp dụng đối với quy trình công chứng điện tử quy định tại Mục 2 của Chương này. 

  

Chụp ảnh là yêu cầu bắt buộc, vậy có cần phải quay phim quá trình công chứng không? 

Căn cứ theo Khoản 6 Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định như sau: 

“Điều 46. Chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng 

…   

6. Trường hợp người yêu cầu công chứng và công chứng viên thấy cần thiết thì có thể quay phim quá trình diễn ra việc các bên tham gia giao dịch ký văn bản công chứng; tư liệu hình ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.

…” 

Như vậy, pháp luật không bắt buộc quay phim quá trình công chứng, tuy nhiên các bên có thể thực hiện nếu xét thấy cần thiết. Việc ghi hình sẽ được xem như một phần hồ sơ công chứng và phải tuân thủ quy định pháp luật về lưu trữ. Đây là một biện pháp bổ trợ nhằm tăng cường tính xác thực và bảo đảm an toàn pháp lý trong các giao dịch có yếu tố phức tạp hoặc giá trị cao. 

 

>>> Xem thêm: Hướng dẫn thanh toán bằng VNPay 

Thông tin liên hệ 

Hopdongmau.net nhận cung cấp các mẫu hợp đồng, biểu mẫu theo từng doanh nghiệp, cá nhân trên toàn quốc theo yêu cầu. 

Nếu bạn cần bất kỳ hỗ trợ nào về mẫu hợp đồng, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các hình thức sau: 

Email: hotro@hopdongmau.net 

Điện thoại: (84) 28-6276 9900 

Hotline: 0918 88 79 28