Th8
Blog
Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư
Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư là cầu nối giữa cư dân và đơn vị quản lý, giúp đảm bảo mọi hoạt động trong tòa nhà vận hành suôn sẻ và hiệu quả. Với nội dung chi tiết về các công việc và trách nhiệm, hợp đồng này không chỉ bảo vệ quyền lợi của cư dân mà còn là nền tảng để duy trì một môi trường sống an toàn, tiện nghi và hài hòa.
Việc tìm hiểu kỹ trước khi ký kết hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư là vô cùng quan trọng. Điều này giúp các bên hiểu rõ về quyền và nghĩa vụ của mình, từ đó tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Một hợp đồng được soạn thảo chi tiết và minh bạch là chìa khóa để đảm bảo rằng mọi cam kết đều được thực hiện đúng đắn, bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên liên quan. Ngoài ra, việc xem xét kỹ lưỡng trước khi ký kết còn giúp phát hiện những điều khoản bất lợi hoặc thiếu rõ ràng, từ đó có thể thảo luận và điều chỉnh kịp thời
Hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư
Nhà chung cư là gì?
Nhà chung cư là nhà cao tầng (02 tầng trở lên) bao gồm nhiều căn hộ riêng biệt, có đủ cơ sở hạ tầng, kỹ thuật ở mức cơ bản và được sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân, tổ chức. Không gian trong cộng đồng trong nhà chung cư là phần sở hữu chung của các chủ sở hữu căn . Ngoài ra, các chủ sở hữu căn hộ có các phần sở hữu riêng khác.
Các hạng mục thường có tại dự án chung cư
Nhà chung cư xây dựng với mục đích: (i) để ở và (ii) sử dụng hỗn hợp.[1]
Đặc điểm về tính sở hữu
Nhà chung cư bao gồm phần sở hữu riêng và sở hữu chung của các chủ sở hữu nhà chung cư. Cụ thể như sau:
Quy định phần sở hữu chung và sở hữu riêng của cư dân và chủ đầu tư trong nhà chung cư[2]
Các phần diện tích, trang thiết bị thuộc sở hữu riêng, thuộc sở hữu chung quy định tại Điều này phải được ghi rõ trong hợp đồng mua bán, thuê mua nhà ở hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư; trường hợp hợp đồng mua bán, thuê mua nhà ở hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư không ghi rõ thì phần sở hữu riêng, sở hữu chung được xác định theo quy định tại Điều này.
Ban quản trị nhà chung cư
Pháp luật về Nhà ở quy định bắt buộc/không bắt buộc thành lập ban quản trị chung cư[3], bao gồm:
Đối với trường hợp không bắt buộc thành lập Ban quản trị, chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư thống nhất quyết định việc thành lập Ban quản trị nhà chung cư hoặc không thành lập Ban quản trị nhà chung cư.[4]
Hoạt động thành lập Ban quản trị nhà chung cư được thực hiện thông qua hội nghị nhà chung cư lần đầu.[5] Việc đề cử, bầu, bãi miễn các thành viên Ban quản trị nhà chung cư thực hiện thông qua hội nghị nhà chung cư bất thường.[6] Ngoài ra, hội nghị nhà chung cư còn giải quyết nhiều vấn đề khác liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư.[7]
Quản lý vận hành nhà chung cư là gì?
Khái niệm
Quản lý vận hành nhà chung cư là hoạt động bao gồm các công việc điều khiển, duy trì hoạt động, bảo dưỡng các cơ sở hạ tầng và hạng mục kỹ thuật thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung của nhà chung cư. Ngoài ra hoạt động này còn bao gồm công việc cung cấp dịch vụ bảo vệ, thu gom rác thải,… để đảm bảo nhà chung cư có thể hoạt động bình thường.[8]
Việc quản lý, vận hành nhà chung cư phải được các chủ sở hữu cùng nhau thực hiện. Tuy nhiên với đặc điểm của nhà chung cư về sự tập trung thì số lượng người sở hữu khá lớn, việc cùng thực hiện sẽ xảy ra trường hợp không thống nhất quan điểm với nhau. Vì vậy, việc thực hiện quản lý nhà chung cư thường được thực hiện bởi một tổ chức đại diện tập thể các chủ sở hữu là Ban quản trị. Đối với trường hợp pháp luật không bắt buộc phải thành lập Ban quản trị thì các chủ sở hữu, người đang sử dụng tự thỏa thuận phương án quản lý nhà chung cư thông qua Hội nghị nhà chung cư.[9]
Các công việc như bảo dưỡng các hạng mục kỹ thuật đòi hỏi tổ chức quản lý phải có chuyên môn nhất định. Vì vậy có một số trường hợp, pháp luật quy định việc quản lý vận hành nhà chung cư phải do đơn vị quản lý vận hành có đủ điều kiện về chức năng và năng lực thực hiện. Cụ thể, đối với nhà chung cư có thang máy, pháp luật quy định bắt buộc phải do đơn có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện.
Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư
Đối với nhà chung cư không có thang máy:
- Trước khi các chủ sở hữu/cư dân tổ chức hội nghị nhà chung cư thì chủ đầu tư có nghĩa vụ tổ chức quản lý vận hành và
- Sau khi tổ chức hội nghị nhà chung cư, các chủ sở hữu sẽ đưa ra các quyết định: (i) tự quản lý vận hành, (ii) để chủ đầu tư tổ chức quản lý vận hành hoặc (iii) thuê đơn vị quản lý vận hành.
Đối với nhà chung cư có thang máy thì pháp luật quy định bắt buộc phải do đơn vị có đủ chức năng và năng lực quản lý vận hành, cụ thể:
- Trước khi tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, Chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức quản lý vận hành khi có đủ điều kiện về chức năng và năng lực quản lý vận hành theo quy định của pháp luật và đồng ý tổ chức quản lý vận hành. Trường hợp Chủ đầu tư không đủ điều kiện thì phải thuê đơn vị có đủ điều kiện quản lý vận hành nhà chung cư[11]
- Hội nghị nhà chung cư quyết định để Chủ đầu tư/thuê một tổ chức là đơn vị quản lý vận hành có đủ điều kiện về chức năng và năng lực quản lý vận hành nhà chung cư.[12]
Điều kiện về chức năng và năng lực của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư[13]:
Điều kiện về chức năng và năng lực của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư
Mỗi tòa nhà chung cư thì chỉ có 01 đơn vị quản lý vận hành phần sở hữu chung của tòa nhà.
Đối với cụm nhà chung cư thì có thể có một đơn vị quản lý vận hành chung hoặc có nhiều đơn vị để thực hiện quản lý vận hành riêng cho từng tòa nhà theo quyết định của hội nghị cụm nhà chung cư.[14]
Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư
Việc quản lý vận hành nhà chung cư phải được lập thành hợp đồng, là hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, ký giữa đơn vị quản lý vận hành/chủ đầu tư và Ban quản trị nhà chung cư.
Trường hợp ký kết Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư
Điểm mới của Quy chế quản lý ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD về quản lý vận hành nhà chung cư là xác định hợp đồng ký kết về việc quản lý vận hành nhà chung cư gọi là hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, xác định rõ đây là một loại hợp đồng dịch vụ. Hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận của các bên, bên cung ứng dịch vụ là đơn vị quản lý vận hành thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ là chủ sở hữu/người sử dụng nhà chung cư mà đại diện là Ban quản trị và bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền dịch vụ cho bên cung ứng dịch vụ
Ngoài ra, Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo pháp luật hiện hành không yêu cầu phải theo mẫu quy định như luật cũ, mà chỉ cần có các nội dung sau đây[16]:
- Họ tên, địa chỉ, người đại diện tham gia ký kết hợp đồng;
- Quy mô, diện tích các bộ phận trong và ngoài nhà chung cư thuộc phần sở hữu chung cần quản lý vận hành;
- Nội dung và yêu cầu về chất lượng, thời gian, địa điểm cung cấp dịch vụ quản lý vận hành;
- Giá dịch vụ quản lý vận hành tính theo đơn vị mét vuông (m2) sử dụng; phương thức đóng các khoản phí;
- Thời hạn thực hiện hợp đồng dịch vụ;
- Các trường hợp chấm dứt hợp đồng, thời gian và trách nhiệm thông báo của các bên trước khi chấm dứt hợp đồng;
- Quyền và nghĩa vụ của các bên; trách nhiệm phối hợp của các bên; việc xử lý các tranh chấp về nội dung của hợp đồng;
- Các thỏa thuận khác;
- Hiệu lực của hợp đồng.
Mục đích của việc soạn thảo hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư
Việc soạn thảo hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư có mục đích sau
Thứ nhất, hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư là điều kiện bắt buộc trong việc quản lý vận hành nhà chung cư, ký giữa đơn vị quản lý vận hành và Ban quản trị nhà chung cư.
Thứ hai, việc soạn thảo hợp đồng giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan (bao gồm: Ban quản trị, chủ sở hữu/người sử dụng nhà chung cư, đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành) về việc quản lý vận hành nhà chung cư.
Thứ ba, bảo vệ quyền lợi của cả hai bên bằng cách xác định các điều khoản và điều kiện về các dịch vụ cung cấp, phí dịch vụ, bảo trì và sửa chữa, và các quy định khác liên quan đến quản lý vận hành nhà chung cư.
Thứ tư, hợp đồng có thể chứa các điều khoản để đảm bảo tính linh hoạt trong việc điều chỉnh các yêu cầu và nhu cầu của cư dân với đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư.
Thứ năm, hợp đồng xác định rõ các khoản phí dịch vụ và các chi phí khác mà cư dân cần phải trả, giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc quản lý tài chính của cộng đồng.
Vấn đề có thể phát sinh
Khi ký kết hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, các bên tham gia thường phải đối mặt với nhiều vấn đề phức tạp. Dưới đây là một số vấn đề mà các bên cần xem xét và giải quyết khi tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư:
Thứ nhất, sau khi bàn giao việc quản lý vận hành nhà chung cư cho đơn vị quản lý, vận hành thì đơn vị này có trách nhiệm tự mình hoặc thuê các nhà thầu để thực hiện các hạng mục trong phạm vi quản lý chung cư, trong trường hợp đơn vị này không đủ chuyên môn, khả năng thực hiện tất cả các hạng mục. Ví dụ như việc thuê đơn vị để thực hiện dịch vụ vệ sinh các khu vực chung của tòa chung cư. Điều này có thể xảy ra trường hợp các tổ chức, đơn vị thực hiện các hạng mục nhỏ này thực hiện không đúng/đầy đủ như thỏa thuận tại hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư.
Lúc này, đơn vị vận hành có hành vi vi phạm hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành ký kết giữa Ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư vì lý do: đơn vị quản lý vận hành thực hiện không đúng/đầy đủ tiêu chuẩn của các hạng mục đã thoả thuận trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư ký kết với Ban quản trị.
Thứ hai, chủ đầu tư tái ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành với đơn vị quản lý vận hành sau khi tổ chức hội nghị nhà chung cư. Hội nghị nhà chung cư quyết định việc chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư. Ban quản trị có quyền và trách nhiệm ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư với đơn vị quản lý vận hành hoặc chủ đầu tư. Việc chủ đầu tư tái ký hợp đồng dịch vụ với đơn vị quản lý vận hành trước đó sẽ gây ra tranh chấp về vấn đề bàn giao quyền quản lý vận hành cho Ban quản trị. Khi xảy ra các vấn đề liên quan đến công việc quản lý vận hành nhà chung cư, các chủ sở hữu/sử dụng nhà chung cư sẽ không biết ai mới là đơn vị quản lý vận hành có trách nhiệm khắc phục, sửa chữa.
Một số lưu ý khác
Để có thể soạn thảo hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư hiệu quả, bên cạnh những vấn đề đã được đề cập ở trên, người soạn thảo hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư còn cần phải lưu ý đến những vấn đề sau đây:
Thứ nhất, Cần chú ý danh mục công việc, dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư phải phù hợp với quy định tại Điều 7 Quy chế ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD
Thứ hai, về chi phí và phương thức thanh toán. Chi phí quản lý vận hành nhà chung cư được xác định bằng tiền Việt Nam đồng và tính trên mỗi mét vuông (m2) diện tích sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư với diện tích sử dụng của căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư đó.[18]
Tuỳ vào đơn vị quản lý vận hành mà chi phí này có thể khác nhau. Đơn vị quản lý tòa nhà sẽ chịu trách nhiệm thu chi phí dịch vụ quản lý tòa nhà mỗi tháng hoặc theo định kỳ, bằng tiền mặt hoặc theo hình thức chuyển khoản.
Kết luận
Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư là một yếu tố quan trọng giúp đảm bảo an ninh, trật tự và chất lượng cuộc sống cho cư dân. Việc xây dựng một hợp đồng rõ ràng, minh bạch và tuân thủ đúng các quy định pháp luật không chỉ bảo vệ quyền lợi của cư dân mà còn giúp đơn vị quản lý thực hiện tốt trách nhiệm của mình. Điều này góp phần tạo nên môi trường sống ổn định, văn minh và phát triển bền vững cho cộng đồng cư dân trong chung cư.
[1] Luật Nhà ở 2023, Điều 2.3
[2] Luật Nhà ở 2023, Điều 142
[3] Luật Nhà ở 2023, Điều 146
[4] Luật Nhà ở 2023, Điều 146.1
[5] Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD có hiệu lực từ ngày 01/08/2024 (Quy chế ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD), Điều 15.4
[6] Quy chế ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD, Điều 16.1
[7] Luật Nhà ở 2023, Điều 145.3.g
[8] Quy chế ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD, Điều 7
[9] Luật Nhà ở 2023, Điều 149.1
[10] Luật Nhà ở 2023, Điều 149.1
[11] Quy chế ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD, Điều 28.2
[12] Quy chế ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD, Điều 28.3
[13] Luật Nhà ở 2023, Điều 150.1
[14] Quy chế ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD, Điều 28.4
[15] Quy chế ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD, Điều 28
[16] Quy chế ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD, Điều 29.3
[17] Quy chế ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD, Điều 29.1
[18] Quy chế ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD, Điều 30
Thông tin liên hệ
Hopdongmau.net nhận cung cấp các mẫu hợp đồng, biểu mẫu theo từng doanh nghiệp, cá nhân trên toàn quốc theo yêu cầu.
Nếu bạn cần bất kỳ hỗ trợ nào về mẫu hợp đồng lao động vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các hình thức sau:
Email: hotro@hopdongmau.net
Điện thoại: (84) 28-6276 9900
Hotline: 0916 545 618 (Luật sư Lê Thế Hùng)
Hoặc bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua địa chỉ sau:
CÔNG TY LUẬT TNHH CNC VIỆT NAM
Địa chỉ: 28 Đại lộ Mai Chí Thọ, Phường An Phú, Tp. Thủ Đức,
Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: (84) 28-6276 9900
Phụ trách
Lê Hoàng Yến | Trợ lý