Blog
Hợp đồng lưu kho là gì? Tầm quan trọng trong kinh doanh và logistic
Hợp đồng lưu kho đóng vai trò thiết yếu trong chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Là văn bản pháp lý quan trọng, hợp đồng lưu kho không chỉ xác lập quyền và nghĩa vụ giữa bên gửi và bên giữ kho mà còn giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Trong bài viết này, hopdongmau.net sẽ phân tích chi tiết khái niệm, tầm quan trọng, và các quy định pháp lý liên quan đến hợp đồng lưu kho, cùng với những lưu ý thực tiễn để bạn áp dụng thành công. Khám phá ngay để tải mẫu hợp đồng chuẩn và nâng cao hiệu quả logistics!
Hợp đồng lưu kho là gì?
Lưu kho là quá trình bảo quản và lưu trữ hàng hóa trong một không gian chuyên dụng, như kho bãi hoặc nhà kho, trong một thời gian nhất định. Đây là khâu quan trọng trong chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa được giữ an toàn, tránh hư hỏng, mất mát, và sẵn sàng cho vận chuyển hoặc phân phối. Doanh nghiệp có thể tự quản lý kho hoặc sử dụng dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp, cung cấp không gian lưu trữ, quản lý tồn kho, đóng gói, và vận chuyển, giúp tiết kiệm chi phí và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Hợp đồng lưu kho là văn bản pháp lý, xác lập quyền và nghĩa vụ giữa bên gửi kho (chủ hàng) và bên giữ kho (đơn vị cung cấp dịch vụ). Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng lưu kho thuộc nhóm hợp đồng gửi giữ tài sản, trong đó bên giữ kho nhận bảo quản tài sản và trả lại đúng tình trạng khi hết hạn hợp đồng, còn bên gửi kho thanh toán phí dịch vụ, trừ trường hợp gửi giữ miễn phí.
Hợp đồng lưu kho nhấn mạnh trách nhiệm của bên giữ kho trong việc đảm bảo an toàn, nguyên vẹn hàng hóa, đồng thời giảm thiểu rủi ro thất thoát hoặc hư hỏng với mức phí hợp lý.
Quyền và nghĩa vụ của các bên trong Hợp đồng lưu kho: Một số lưu ý khi thực hiện
Việc hiểu rõ quyền và nghĩa vụ trong Hợp đồng lưu kho không chỉ giúp các bên tuân thủ pháp luật mà còn mang lại giá trị chiến lược, từ tối ưu hóa quản lý hàng hóa đến xây dựng niềm tin trong quan hệ kinh doanh.
Sau đây là cụ thể các quyền và nghĩa vụ của các bên và một số lưu ý khi giao kết hợp đồng lưu kho:
Bên gửi hàng hóa
Nghĩa vụ của bên gửi hàng hóa
Thứ nhất, thông báo tình trạng hàng hóa và yêu cầu bảo quản.
Bên gửi hàng hóa để lưu kho có nghĩa vụ cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cho bên giữ kho về tình trạng hàng hóa và các yêu cầu bảo quản cụ thể. Điều này bao gồm việc mô tả loại hàng hóa, số lượng, đặc điểm như dễ hỏng, dễ cháy, hoặc yêu cầu nhiệt độ đặc biệt, cùng với các biện pháp bảo quản phù hợp, chẳng hạn lưu trữ trong kho lạnh ở -18°C hoặc kho khô với độ ẩm thấp.
Việc thông báo này là cơ sở để bên giữ kho triển khai các biện pháp bảo quản đúng cách, tránh rủi ro hư hỏng hoặc tiêu hủy hàng hóa. Nếu bên gửi hàng hóa không thực hiện nghĩa vụ này, ví dụ không thông báo rằng hàng hóa là thực phẩm đông lạnh, cần phải bảo quản ở kho mát ở mức nhiệt độ thích hợp cho hàng hóa đó, dẫn đến hư hỏng do bảo quản sai, bên gửi hàng sẽ phải tự chịu trách nhiệm.
Hơn nữa, nếu sự thiếu sót này gây thiệt hại cho bên giữ kho, như làm hỏng thiết bị hoặc ô nhiễm kho, bên gửi hàng hóa có thể phải bồi thường thiệt hại gây ra.
Thứ hai, thanh toán phí dịch vụ lưu kho đúng hạn
Nghĩa vụ thứ hai của bên gửi kho là thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ lưu kho theo thỏa thuận trong hợp đồng. Phí này có thể bao gồm phí lưu kho cơ bản, phí bảo quản đặc biệt như duy trì kho lạnh, và các chi phí phát sinh như phí xử lý hàng hóa hoặc phí bảo hiểm,…
Việc thanh toán đúng hạn và đúng phương thức, chẳng hạn qua chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt, không chỉ thể hiện sự tuân thủ Hợp đồng lưu kho mà còn đảm bảo bên giữ kho có nguồn lực để duy trì chất lượng dịch vụ.
Nếu bên gửi kho chậm thanh toán hoặc không thanh toán, bên giữ kho có thể áp dụng các biện pháp như tạm giữ hàng hóa hoặc tính lãi suất chậm trả, tùy theo điều khoản Hợp đồng lưu kho mà các bên đã thỏa thuận.
Trong thực tế, nhiều tranh chấp phát sinh từ việc bên gửi kho không thanh toán đúng hạn, đặc biệt trong các Hợp đồng lưu kho dài hạn liên quan đến hàng hóa giá trị cao như thiết bị điện tử hoặc nguyên liệu sản xuất. Để tránh rủi ro, bên gửi kho nên đàm phán trong Hợp đồng lưu kho cụ thể và rõ ràng về lịch trình thanh toán, chú ý đến các điều khoản phạt chậm trả ngay từ khi ký Hợp đồng lưu kho.
Quyền của bên gửi hàng hóa
Thứ nhất, yêu cầu trả lại hàng hóa bất kỳ lúc nào
Một trong những quyền quan trọng của bên gửi kho là khả năng yêu cầu bên giữ kho trả lại hàng hóa bất kỳ lúc nào nếu hợp đồng không quy định thời hạn lưu kho cố định. Theo Điều 556 của Bộ luật Dân sự 2015, bên gửi kho chỉ cần thông báo trước cho bên giữ kho trong một khoảng thời gian hợp lý, thường được thỏa thuận trong hợp đồng, chẳng hạn từ 3 đến 7 ngày.
Quyền này mang lại sự linh hoạt đáng kể, đặc biệt cho các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành có nhu cầu lưu trữ biến động như thương mại điện tử hoặc bán lẻ theo mùa.
Chẳng hạn, một doanh nghiệp bán lẻ đồ trang trí Tết có thể yêu cầu rút hàng sớm nếu nhu cầu thị trường tăng đột biến, miễn là thông báo kịp thời để bên giữ kho chuẩn bị.
Tuy nhiên, bên gửi kho cần lưu ý rằng việc rút hàng đột xuất có thể phát sinh chi phí bổ sung, như phí xử lý hàng hóa hoặc phí vận chuyển, tùy thuộc vào điều khoảnHợp đồng lưu kho đã thỏa thuận mà bên gửi kho có thể phải chi trả cho các chi phí này.
Thứ hai, quyền được yêu cầu bồi thường thiệt hại
Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại của bên gửi kho được quy định rõ tại khoản 2 Điều 556 Bộ luật Dân sự 2015, cho phép bên gửi kho đòi bồi thường khi hàng hóa bị mất, hư hỏng, hoặc suy giảm giá trị do lỗi của bên giữ kho.
Lỗi của bên giữ kho có thể bao gồm việc không duy trì điều kiện bảo quản theo thỏa thuận, chẳng hạn không đảm bảo nhiệt độ kho lạnh, hoặc thiếu các biện pháp an ninh dẫn đến mất cắp.
Tuy nhiên, quyền này không áp dụng trong trường hợp bất khả kháng, tức các sự kiện ngoài tầm kiểm soát của bên giữ kho như thiên tai, lũ lụt, hoặc chiến tranh, miễn là bên giữ kho đã thực hiện mọi biện pháp hợp lý để bảo vệ hàng hóa.
Bên giữ kho
Nghĩa vụ của bên giữ kho
Thứ nhất, bảo quản tài sản theo thỏa thuận và trả lại đúng tình trạng
Được quy định tại khoản 1 Điều 557 Bộ luật Dân sự 2015, nghĩa vụ và cũng là công việc cốt lõi của bên giữ kho là bảo quản tài sản là hàng hóa lưu kho theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng và trả lại hàng hóa cho bên gửi kho trong tình trạng như khi nhận giữ, trừ trường hợp hao mòn tự nhiên.
Điều này đòi hỏi bên giữ kho phải tuân thủ các điều kiện bảo quản đã cam kết. Việc bảo quản đúng cách không chỉ bảo vệ giá trị hàng hóa mà còn ngăn ngừa thiệt hại về tài chính và uy tín cho cả hai bên.
Khi trả lại hàng hóa, bên giữ kho phải đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng, mất mát, hoặc suy giảm chất lượng do lỗi của mình.
Để thực hiện nghĩa vụ này, bên giữ kho cần đầu tư vào cơ sở vật chất hiện đại, như hệ thống kho lạnh hoặc camera giám sát, và kiểm tra định kỳ hàng hóa. Hợp đồng lưu kho nên quy định rõ tiêu chuẩn bảo quản và quy trình bàn giao để tránh tranh chấp về tình trạng hàng hóa khi trả lại.
Thứ hai, chỉ thay đổi cách bảo quản khi cần thiết và thông báo ngay
Theo khoản 2 Điều 557 Bộ luật Dân sự 2015, bên giữ kho chỉ được thay đổi cách thức bảo quản tài sản là hàng hóa nếu thay đổi này cần thiết để bảo vệ hàng hóa tốt hơn, nhưng phải thông báo ngay lập tức cho bên gửi kho.
Việc thông báo kịp thời giúp bên gửi kho nắm bắt tình hình và can thiệp nếu cần, đồng thời tránh hiểu lầm hoặc tranh chấp về sự thay đổi.
Để thực thi nghĩa vụ này, bên giữ kho nên sử dụng các kênh liên lạc chính thức, như email hoặc thư bảo đảm, và lưu giữ bằng chứng thông báo. Hợp đồng lưu kho cần quy định rõ thời hạn và phương thức thông báo để đảm bảo tính minh bạch.
Thứ ba, thông báo nguy cơ hư hỏng và thực hiện biện pháp cần thiết
Bên giữ kho có nghĩa vụ thông báo kịp thời cho bên gửi kho về nguy cơ hư hỏng hoặc tiêu hủy hàng hóa do tính chất tự nhiên của hàng hóa, chẳng hạn thực phẩm hết hạn sử dụng hoặc hóa chất phân hủy.
Nghĩa vụ này yêu cầu bên giữ kho phải yêu cầu bên gửi kho cung cấp hướng dẫn xử lý trong một thời hạn hợp lý, thường được thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu bên gửi kho không phản hồi kịp thời, bên giữ kho có quyền thực hiện các biện pháp cần thiết để bảo quản tài sản, như tiêu hủy thực phẩm hỏng để tránh ô nhiễm kho, và yêu cầu bên gửi kho thanh toán chi phí phát sinh.
Tuy nhiên, tranh chấp có thể xảy ra nếu bên giữ kho không thông báo đúng quy trình, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quy định rõ thời hạn và phương thức thông báo trong Hợp đồng lưu kho.
Bên lưu kho nên sử dụng công nghệ giám sát, như cảm biến IoT, để phát hiện sớm các nguy cơ hư hỏng và báo cáo chính xác cho bên gửi kho để kịp thời thống nhất và thực hiện các biện pháp cần thiết để bảo quản hàng hóa.
Thứ tư, bồi thường thiệt hại khi làm mất hoặc hư hỏng tài sản
Theo khoản 4 Điều 557 Bộ luật Dân sự 2015, bên lưu kho có nghĩa vụ bồi thường thiệt hại nếu làm mất hoặc hư hỏng tài sản gửi giữ do lỗi của mình, trừ trường hợp bất khả kháng như thiên tai hoặc sự cố ngoài tầm kiểm soát.
Lỗi của bên giữ kho có thể bao gồm không duy trì điều kiện bảo quản, chẳng hạn kho lạnh ngừng hoạt động, hoặc thiếu an ninh dẫn đến mất cắp.
Để giảm thiểu rủi ro, bên giữ kho nên mua bảo hiểm trách nhiệm và đầu tư vào cơ sở vật chất hiện đại. Hợp đồng lưu kho cần quy định rõ các trường hợp bất khả kháng, quy trình xác định lỗi, và phương pháp tính thiệt hại để tránh tranh chấp kéo dài.
Quyền của bên giữ kho
Thứ nhất, quyền yêu cầu thanh toán tiền công theo thỏa thuận
Quyền đầu tiên của bên giữ kho, theo khoản 1 Điều 558, là yêu cầu bên gửi kho thanh toán tiền công lưu kho theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Tiền công này thường bao gồm phí lưu kho cơ bản, phí bảo quản đặc biệt như duy trì kho lạnh hoặc kho chống cháy, và các chi phí khác được các bên thống nhất.
Phí lưu kho có thể được tính theo ngày, tháng, hoặc theo khối lượng hàng hóa, tùy thuộc vào loại hàng và điều kiện bảo quản.
Nếu bên gửi kho chậm thanh toán hoặc không thanh toán, bên giữ kho có thể áp dụng các biện pháp như tạm giữ hàng hóa hoặc tính lãi suất chậm trả, tùy theo điều khoản hợp đồng.
Để tránh rủi ro, Hợp đồng lưu kho cần quy định rõ lịch trình thanh toán, phương thức thanh toán, và hậu quả của việc chậm trả.
Thứ hai, quyền yêu cầu chi phí hợp lý để bảo quản hàng hóa
Trong trường hợp bên gửi kho không thanh toán tiền công hoặc hợp đồng không quy định rõ tiền công, bên giữ kho quyền yêu cầu bên gửi kho trả các chi phí hợp lý để bảo quản hàng hóa.
Chi phí hợp lý có thể bao gồm chi phí điện để duy trì kho lạnh, chi phí lao động kiểm tra hàng hóa định kỳ, hoặc chi phí sửa chữa khẩn cấp để bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng.
Để thực thi quyền này, bên giữ kho cần lưu giữ chứng từ chi phí và thông báo kịp thời cho bên gửi kho, đồng thời Hợp đồng lưu kho nên quy định rõ các trường hợp được xem là chi phí hợp lý để tránh tranh chấp.
Thứ ba, quyền yêu cầu bên gửi nhận lại hàng hóa
Theo khoản 3 Điều 558, bên giữ kho có quyền yêu cầu bên gửi kho nhận lại hàng hóa bất kỳ lúc nào trong trường hợp hợp đồng lưu kho không xác định thời hạn cố định, miễn là thông báo trước cho bên gửi kho một thời gian hợp lý.
Trong bối cảnh logistics hiện đại, khi nhu cầu lưu kho biến động mạnh, quyền này giúp bên giữ kho điều chỉnh kế hoạch kinh doanh mà không bị ràng buộc bởi các hợp đồng không rõ thời hạn.
Tuy nhiên, việc thực thi quyền này cần tuân thủ nguyên tắc thông báo trong khoảng thời gian hợp lý để tránh gây gián đoạn cho bên gửi kho. Hợp đồng lưu kho cần quy định rõ thời gian thông báo và trách nhiệm chi phí trong trường hợp bên gửi kho chậm nhận hàng.
Thứ tư, quyền bán hàng hóa có nguy cơ hư hỏng hoặc tiêu hủy
Khoản 4 Điều 558 Bộ luật Dân sự quy định rằng, bên giữ kho quyền bán hàng hóa gửi giữ nếu hàng hóa có nguy cơ hư hỏng hoặc tiêu hủy, nhằm bảo vệ lợi ích của bên gửi kho.
Sau khi bán, bên giữ kho phải thông báo ngay cho bên gửi kho và trả lại khoản tiền thu được, sau khi trừ đi các chi phí hợp lý liên quan đến việc bán hàng, như chi phí vận chuyển hoặc tổ chức bán đấu giá.
Quyền này đặc biệt quan trọng với các loại hàng hóa dễ hỏng như thực phẩm, nông sản, hoặc hóa chất có hạn sử dụng ngắn. Quy định này không chỉ bảo vệ tài sản của bên gửi kho bằng cách giảm thiểu tổn thất mà còn giúp bên giữ kho tránh các rủi ro như ô nhiễm kho hoặc vi phạm quy định an toàn.
Để thực thi quyền này hiệu quả, bên giữ kho cần tuân thủ quy trình thông báo, lưu giữ chứng từ bán hàng, và đảm bảo minh bạch trong việc tính toán chi phí. Hợp đồng lưu kho nên quy định rõ thời hạn phản hồi của bên gửi kho và quy trình xử lý hàng hóa hư hỏng.
Một số vấn đề liên quan đến việc thực hiện hợp đồng lưu kho
Thứ nhất, trả lại hàng hóa lưu kho (Điều 559 Bộ luật Dân sự 2015)
Bên giữ kho có nghĩa vụ trả lại chính tài sản đã nhận, bao gồm cả hoa lợi (nếu có), trừ khi hợp đồng có thỏa thuận khác.
Địa điểm trả tài sản là nơi gửi kho, nhưng nếu bên gửi kho yêu cầu trả tại địa điểm khác, họ phải chịu chi phí vận chuyển, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Bên giữ kho phải trả tài sản đúng thời hạn quy định tại Hợp đồng lưu kho và chỉ được yêu cầu bên gửi nhận lại trước hạn nếu có lý do chính đáng, như kho quá tải.
Thứ hai, chậm giao hoặc chậm nhận tài sản (Điều 560 Bộ luật Dân sự 2015)
Nếu bên giữ kho chậm giao tài sản, họ không được yêu cầu tiền công hoặc chi phí bảo quản từ thời điểm chậm giao, đồng thời chịu rủi ro đối với tài sản, như mất mát hoặc hư hỏng.
Ngược lại, nếu bên gửi kho chậm nhận tài sản, họ phải thanh toán chi phí bảo quản và tiền công cho thời gian chậm nhận.
Thứ ba, trả tiền công trong hợp đồng lưu kho (Điều 561 Bộ luật Dân sự 2015)
Bên gửi kho phải trả đủ tiền công khi nhận lại hàng hóa, trừ khi có thỏa thuận khác.
Nếu Hợp đồng lưu kho không thỏa thuận mức tiền công, áp dụng mức trung bình tại địa điểm và thời điểm trả tiền.
Khi bên gửi kho nhận tài sản trước hạn, họ vẫn phải trả đủ tiền công và chi phí phát sinh do trả sớm, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
Ngược lại, nếu bên giữ kho yêu cầu nhận lại tài sản trước hạn, họ không được nhận tiền công và phải bồi thường thiệt hại, trừ khi có thỏa thuận khác.
>> Xem thêm: Hướng dẫn thanh toán bằng VNPay
Thông tin liên hệ
Hopdongmau.net nhận cung cấp các mẫu hợp đồng, biểu mẫu theo từng doanh nghiệp, cá nhân trên toàn quốc theo yêu cầu.
Nếu bạn cần bất kỳ hỗ trợ nào về mẫu hợp đồng, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các hình thức sau:
Email: hotro@hopdongmau.net
Điện thoại: (84) 28-6276 9900
Hotline: 0918 88 79 28 (Hoàng Yến – Trợ lý)