Hợp đồng tổ chức tiệc tất niên

Giới thiệu về hoạt động tổ chức tiệc tất niên

Tổ chức tiệc tất nhiên (hay còn được gọi là Year End Party) là một sự kiện được tổ chức vào cuối năm dương lịch hoặc âm lịch nhằm tổng kết hành trình một năm đã qua và chào đón năm mới. Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại, tiệc tất niên không chỉ là một bữa tiệc liên hoan mà nó còn là một hoạt động văn hóa mang tính chiến lược của doanh nghiệp.

Đây là dịp để tập thể nhân viên của doanh nghiệp cùng nhìn lại hành trình đã qua, ghi nhận những thành tựu đạt được, đồng thời thể hiện sự tri ân đối với những đóng góp của từng nhân sự. Không chỉ thế, tiệc tất niên còn đóng vai trò là cầu nối giúp tang cường tinh thần đoàn kết, tạo động lực và xây dựng môi trường làm việc tích cực và gắn kết hơn.

Nhận thấy sự cần thiết, sự chuẩn hóa của các thỏa thuận liên quan đến hoạt động này, Hopdongmau đã xây dựng mẫu hợp đồng tổ chức tiệc tất niên nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tăng cường việc quản lý rủi ro và đảm bảo trách nhiệm của các bên trong quá trình tổ chức sự kiện.

Hợp đồng tổ chức tiệc tất niên là gì?

Hợp đồng tổ chức tiệc tất niên cuối năm là một dạng hợp đồng cung cấp dịch vụ, vì vậy, việc giao kết và thực hiện hợp đồng cần tuân thủ quy định của Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005.

Theo Điều 513, 514 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ, bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền dịch vụ cho bên cung ứng dịch vụ.

Và căn cứ theo Khoản 9 Điều 3 Luật Thương mại 2005, cung ứng dịch vụ là hoạt động thương mại, theo đó một bên (sau đây gọi là bên cung ứng dịch vụ) có nghĩa vụ thực hiện dịch vụ cho một bên khác và nhận thanh toán; bên sử dụng dịch vụ (sau đây gọi là khách hàng) có nghĩa vụ thanh toán cho bên cung ứng dịch vụ và sử dụng dịch vụ theo thỏa thuận.

Như vậy, hợp đồng tổ chức sự kiện là sự thỏa thuận giữa bên thuê tổ chức tiệc tất niên và bên nhận tổ chức tiệc tất niên (Đơn vị tổ chức, nhà cung cấp,…), theo đó, bên nhận tổ chức tiệc thực hiện việc lên kế hoạch (thời gian, địa điểm, ngân sách), chuẩn bị hậu cần, kiểm soát sự kiện cùng một số công việc khác và nhận thanh toán. Đồng thời, bên thuê tổ chức sự kiện trải nghiệm dịch vụ và trả phí dịch vụ cho bên nhận tổ chức tiệc.

Đối tượng hợp đồng tổ chức tiệc tất niên

Đối tượng của hợp đồng dịch vụ phải là công việc có thể thực hiện được, không bị pháp luật cấm, không trái đạo đức xã hội. Do đó, đối tượng của hợp đồng chính là dịch vụ tổ chức tiệc, bao gồm toàn bộ các hoạt động cần thiết để chuẩn bị và cung cấp dịch vụ cho sự kiện. Cụ thể, đối tượng hợp đồng có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các công việc sau: Cung cấp thực đơn và dịch vụ ẩm thực, trang trí không gian sự kiện, nhân sự phục vụ, chuẩn bị cơ sở vật chất, tổ chức và điều phối sự kiện, dọn dẹp và thu hồi sau sự kiện, các dịch vụ bổ trợ khác.

Nội dung chính của hợp đồng tổ chức tiệc tất niên

• Thông tin các bên: Ghi rõ tên, địa chỉ, người đại diện, số điện thoại và thông tin liên hệ của bên thuê tổ chức tiệc và bên cung cấp dịch vụ sự kiện.
• Mục đích hợp đồng: Thống nhất việc tổ chức tiệc tất niên theo đúng kế hoạch, đảm bảo chất lượng dịch vụ, cung cấp đầy đủ nhân sự – trang thiết bị – chương trình theo thỏa thuận.
• Thời gian thực hiện: Nêu rõ: Ngày, giờ tổ chức tiệc; thời gian chuẩn bị; thời điểm bắt đầu và kết thúc hợp đồng; Giúp tránh trùng lịch, đảm bảo tiến độ cho cả các bên.
• Phạm vi dịch vụ cung cấp: Nhà cung cấp cần liệt kê rõ ràng dịch vụ bên tổ chức đảm nhận, gồm: Thiết kế – trang trí sự kiện; Cung cấp thiết bị, âm thanh – ánh sáng; quản lý khách mời; hoạt động biểu diễn; thực đơn, đồ uống và nhân sự phục vụ.
• Thời gian và địa điểm tổ chức: Ghi rõ địa điểm, khu vực tổ chức và thời gian cụ thể để phục vụ công tác chuẩn bị.
• Điều kiện hoãn/hủy sự kiện: Quy định về điều kiện được hoãn/hủy, lí do hủy (như thiên tai, mưa bão, dich bệnh), mức phí khi hủy/hoãn; thời gian thông báo trước
• Giá cả và phương thức thanh toán: Nội dung gồm: Tổng giá trị hợp đồng; chi phí phát sinh (nhân lực, thiết bị, địa điểm, đồ ăn…); lịch thanh toán; hình thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản); thời điểm thanh toán trước – sau sự kiện;
• Xử lý sự cố và các phát sinh: Quy định việc xử lý các sự cố ngoài ý muốn: Mất điện, thời tiết xấu, thiên tai,…

Những lưu ý khi soạn thảo hợp đồng đặt tiệc tất niên

Để quá trình soạn thảo hợp đồng đặt tiệc tất niên diễn ra suôn sẻ và đảm bảo quyền lợi tối đa của các bên, việc cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Xác định rõ yêu cầu của bên thuê tổ chức tiệc: bằng việc liệt kê số lượng khách mời dự kiến, lựa chọn thực đơn, cùng các dịch vụ kèm theo [như: không gian được lựa chọn tổ chức tiệc (tiệc buffet, set menu, tiệc ngoài trời,..)]; âm thanh, ánh sáng; trang trí sự kiện hay mức độ phục vụ của nhân viên.
• Thảo luận và thống nhất chi phí và ưu đãi: Các bên đàm phán để về tổng chi phí phục vụ, các gói ưu đãi hoặc khuyến mãi kèm theo của bên tổ chức tiệc như: giảm giá nếu đặt số lượng lớn, khách hàng thân thiết, combo dịch vụ,… Đảm bảo giá đã thông báo với khách hàng/ bên thuê tổ chức tiệc đã bao gồm thuế, phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác.
• Quy định rõ thời gian và địa điểm tổ chức: Ghi rõ ngày, giờ tổ chức; thời gian chuẩn bị, trang trí tiệc; thời gian trả mặt bằng và các nghĩa vụ chuẩn bị không gian sự kiện của các bên.
• Kiểm tra và làm rõ các điều khoản thanh toán: Xác định rõ các mốc thanh toán (như: đặt cọc – thanh toán các đợt), phương thức thanh toán và mức lãi suất hoặc chế tài nếu bên thuê chậm thanh toán. Quy định rõ xử lý đối với các khoản phí phát sinh hoặc thay đổi  vào phút cuối.
• Làm rõ yêu cầu đặc biệt (nếu có): Nếu bữa tiệc có yêu cầu đặc thù như thực đơn chay, món ăn không gây dị ứng, yêu cầu halal, tiêu chuẩn trang trí riêng hoặc các tiết mục giải trí đặc biệt, cần được ghi rõ trong hợp đồng để tránh tranh chấp.
• Xác định trách nhiệm khi có sự cố: Làm rõ trách nhiệm của từng bên khi xảy ra sự cố về kỹ thuật, thực phẩm, âm thanh – ánh sáng, thời tiết (nếu tổ chức ngoài trời), hoặc các tình huống bất khả kháng.
• Điều khoản hủy tiệc và hoàn cọc: Nêu rõ điều kiện được hủy hợp đồng, mức phí hủy theo từng giai đoạn và quy định về hoàn trả tiền cọc hoặc khấu trừ chi phí.
• Kiểm tra điều khoản bảo hiểm và an toàn: Đối với sự kiện lớn, có thể cần quy định về bảo hiểm cháy nổ, an ninh, quản lý trật tự, và an toàn vệ sinh thực phẩm.

Dịch vụ tư vấn soạn thảo Hợp đồng tổ chức tiệc tất niên

Hợp Đồng Mẫu là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn và soạn thảo hợp đồng, cam kết mang đến cho Quý khách hàng dịch vụ nhanh chóng – chính xác – đúng pháp luật. Đối với hợp đồng tổ chức tiệc tất niên, Hợp Đồng Mẫu sẽ hỗ trợ:

• Tư vấn pháp luật: Cung cấp các quy định mới nhất về dịch vụ tổ chức sự kiện, cung ứng dịch vụ, quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng tổ chức tiệc tất niên.
• Tư vấn soạn thảo hợp đồng: Hỗ trợ xây dựng nội dung hợp đồng đầy đủ, rõ ràng, đảm bảo chặt chẽ các điều khoản về phạm vi dịch vụ, chi phí, thời gian thực hiện, chất lượng dịch vụ, bảo mật thông tin và các cam kết khác giữa các bên.
• Tư vấn đánh giá rủi ro: Phân tích và nhận diện các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình tổ chức tiệc tất niên (như chậm tiến độ, phát sinh chi phí, sự cố kỹ thuật, hủy/hoãn chương trình…) và đưa ra giải pháp phòng ngừa phù hợp.
• Đại diện đàm phán & hỗ trợ tranh chấp: Thay mặt khách hàng đàm phán điều khoản hợp đồng với đơn vị tổ chức sự kiện; hỗ trợ xử lý tranh chấp nếu có phát sinh để bảo vệ tối đa quyền lợi của khách hàng.

Trên đây là những nội dung tư vấn của Hợp Đồng Mẫu về Mẫu hợp đồng tổ chức tiệc tất niên. Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc hoặc nhu cầu hỗ trợ, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi. Là đơn vị giàu kinh nghiệm trong tư vấn doanh nghiệp, thương mại, đầu tư, hợp đồng – Hợp Đồng Mẫu tự tin mang đến cho Quý khách dịch vụ chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

Xem thêm: Hướng dẫn thanh toán bằng VNPay

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được hỗ trợ kịp thời!

Thông tin liên hệ 

Hopdongmau.net nhận cung cấp các mẫu hợp đồng, biểu mẫu theo từng doanh nghiệp, cá nhân trên toàn quốc theo yêu cầu. 

Nếu bạn cần bất kỳ hỗ trợ nào về mẫu hợp đồng, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các hình thức sau: 

Email: hotro@hopdongmau.net 

Điện thoại: (84) 28-6276 9900 

Hotline: 0918 88 79 28