Khi nào cần sử dụng hợp đồng nguyên tắc thay vì hợp đồng chính thức?

Hợp đồng nguyên tắc là công cụ quen thuộc trong các giao dịch kinh doanh dài hạn hoặc có tính chất lặp lại. Thay vì mất thời gian đàm phán, ký kết cho từng giao dịch nhỏ lẻ, các bên sẽ thống nhất trước những nguyên tắc chung làm nền tảng hợp tác.

Vậy khi nào nên sử dụng hợp đồng nguyên tắc thay vì hợp đồng chính thức? Cần lưu ý gì để hợp đồng này phát huy hiệu quả tối đa? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

 

Hợp đồng nguyên tắc là gì? 

Hợp đồng nguyên tắc (hoặc hợp đồng khung) là một thỏa thuận giữa hai bên về các nguyên tắc chung và quy định cơ bản để làm cơ sở cho việc ký kết và thực hiện các hợp đồng cụ thể sau này. Mục đích của hợp đồng này không phải là thực hiện một giao dịch cụ thể ngay lập tức mà là để thiết lập các “luật chơi chung” cho những giao dịch sau này giữa các bên. 

Trong hợp đồng nguyên tắc, các điều khoản cơ bản như giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, và các yếu tố quan trọng khác sẽ được xác định một cách tổng quát. Những điều khoản chi tiết sẽ được quy định trong các hợp đồng cụ thể sau này, như phụ lục hợp đồng hoặc đơn hàng. 

Ví dụ: 

Giả sử một công ty ký hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp vật liệu xây dựng cho một dự án kéo dài 1 năm. Trong hợp đồng nguyên tắc này, các bên có thể thỏa thuận về giá cả và các điều kiện chung như chất lượng vật liệu, phương thức giao hàng, và các yêu cầu khác. Sau đó, mỗi lần công ty cần mua vật liệu xây dựng, họ sẽ ký một phụ lục hợp đồng hoặc đơn hàng cụ thể, trong đó nêu rõ số lượng, loại vật liệu, giá và thời gian giao hàng cho mỗi đơn hàng. 

Như vậy, hợp đồng nguyên tắc giúp các bên thiết lập mối quan hệ lâu dài và linh hoạt, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các giao dịch cụ thể mà không cần phải ký kết hợp đồng mới mỗi lần. 

Đặc điểm của hợp đồng nguyên tắc: 

• Mang tính khung pháp lý, chưa cụ thể hóa toàn bộ nội dung giao dịch. 

• Tạo ra nghĩa vụ cam kết chung để tiến tới các giao dịch chi tiết sau này. 

• Có hiệu lực ràng buộc pháp lý như hợp đồng chính thức, nếu được giao kết hợp pháp. 

Khi nào nên dùng hợp đồng nguyên tắc  

Thứ nhất, khi giao dịch có tính lặp lại hoặc dài hạn

Hợp đồng nguyên tắc thường được sử dụng trong các mối quan hệ kinh doanh kéo dài và lặp đi lặp lại, nơi các điều kiện cơ bản không thay đổi nhiều qua từng giao dịch. Điều này phổ biến trong các lĩnh vực như mua bán hàng hóa, gia công, hoặc cung cấp dịch vụ, giúp tạo ra sự linh hoạt và hiệu quả trong quá trình giao dịch. 

Ví dụ thực tế: Nhà thầu xây dựng có thể ký hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp xi măng để cung cấp vật liệu cho toàn bộ dự án xây dựng kéo dài 18 tháng. 

Thứ hai, khi chưa xác định được đầy đủ các thông tin giao dịch

Tại thời điểm ký kết ban đầu, nếu hai bên chưa đủ dữ liệu về số lượng, chủng loại hàng hóa, giá cụ thể…, việc ký hợp đồng chính thức sẽ bất khả thi hoặc tiềm ẩn nhiều rủi ro thay đổi. 

Khi đó, hợp đồng nguyên tắc là giải pháp giúp hai bên cam kết về các tiêu chí tổng quát, tạo nền tảng triển khai chi tiết sau. 

Thứ ba, khi cần ổn định quan hệ kinh doanh lâu dài

Hợp đồng nguyên tắc giúp xác lập mối quan hệ hợp tác bền vững và định hướng các nghĩa vụ tổng thể giữa các bên. Điều này rất quan trọng trong các lĩnh vực đòi hỏi sự chuẩn bị dài hạn về năng lực sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ, như sản xuất công nghiệp, logistics, viễn thông, hay các ngành nghề có tính chất liên tục và yêu cầu đầu tư lớn. 

Khi các bên ký kết hợp đồng nguyên tắc, họ cam kết duy trì hợp tác lâu dài, đảm bảo sự ổn định và liên tục trong cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm. Điều này giúp các bên tự tin hơn trong việc thực hiện các khoản đầu tư lớn và dài hạn, bởi vì họ đã có một cam kết từ đối tác về các điều kiện hợp tác lâu dài. 

Ví dụ, một công ty vận chuyển (Công ty B) có thể ký hợp đồng nguyên tắc với công ty sản xuất (Công ty A) về dịch vụ vận chuyển hàng hóa. Sự cam kết từ hợp đồng nguyên tắc này giúp công ty B có thể yên tâm đầu tư vào đội xe mới mà không lo ngại về việc mất hợp đồng giữa chừng, đồng thời công ty A cũng đảm bảo rằng sẽ có đối tác vận chuyển ổn định cho các lô hàng dài hạn của mình. 

Thứ tư, khi cần một khung pháp lý linh hoạt

Hợp đồng nguyên tắc mang lại sự linh hoạt cần thiết cho các doanh nghiệp, cho phép dễ dàng bổ sung hoặc thay đổi các điều khoản theo từng đơn hàng cụ thể. Điều này giúp các bên có thể điều chỉnh nhanh chóng để phù hợp với các thay đổi trong quá trình giao dịch, từ đó nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. 

Một ưu điểm lớn của hợp đồng nguyên tắc là khả năng phản ứng nhanh với các biến động thị trường, chẳng hạn như thay đổi về giá cả, nguồn cung, hoặc các yếu tố bên ngoài tác động đến sản xuất và tiêu thụ. Các điều kiện đã được thỏa thuận ban đầu có thể linh hoạt điều chỉnh mà không cần phải ký kết hợp đồng mới, giúp các bên duy trì sự ổn định trong quan hệ hợp tác dù môi trường kinh doanh có thay đổi. 

Khả năng linh hoạt này rất phù hợp với môi trường kinh doanh hiện đại, nơi mà các yếu tố như công nghệ, nhu cầu thị trường, và điều kiện kinh tế có thể thay đổi nhanh chóng. Hợp đồng nguyên tắc giúp các doanh nghiệp duy trì tính thích ứng cao, đảm bảo sự liên tục trong hợp tác và giảm thiểu gián đoạn do những thay đổi không lường trước. 

 

Khi nào không nên dùng hợp đồng nguyên tắc  

Mặc dù hợp đồng nguyên tắc có nhiều ưu điểm, nhưng trong một số tình huống cụ thể, việc sử dụng hợp đồng chính thức sẽ hợp lý hơn. Dưới đây là những trường hợp không nên sử dụng hợp đồng nguyên tắc: 

Thứ nhất, giao dịch đơn lẻ, không lặp lại 

Khi giao dịch chỉ xảy ra một lần và không có kế hoạch tái diễn, hợp đồng nguyên tắc không cần thiết. Trong trường hợp này, việc ký kết hợp đồng chính thức là đủ, giúp các bên xác định rõ ràng các điều khoản mà không cần phải thiết lập khung pháp lý cho các giao dịch tiếp theo. Hợp đồng chính thức sẽ đơn giản hơn, dễ dàng thực hiện và tiết kiệm thời gian. 

Thứ hai, thông tin giao dịch đã đầy đủ, rõ ràng 

Khi các bên đã xác định đầy đủ các yếu tố quan trọng như giá, số lượng, thời gian, địa điểm, và các điều kiện thực hiện, việc sử dụng hợp đồng nguyên tắc sẽ trở nên thừa thãi. Trong trường hợp này, hợp đồng chính thức sẽ giúp các bên ký kết thỏa thuận một cách nhanh chóng, rõ ràng và tiết kiệm chi phí, thời gian đàm phán. Hợp đồng chính thức cũng giúp đảm bảo các chi tiết được quy định chặt chẽ, tránh mơ hồ hoặc tranh chấp sau này. 

Tóm lại, hợp đồng nguyên tắc thích hợp trong những mối quan hệ giao dịch dài hạn và lặp lại, nhưng khi các điều kiện đã rõ ràng và không cần sự linh hoạt, hợp đồng chính thức sẽ là lựa chọn tối ưu.  

Một số lưu ý khi thực hiện hợp đồng nguyên tắc 

Khi soạn thảo hợp đồng nguyên tắc, có một số yếu tố quan trọng cần lưu ý để đảm bảo tính hợp pháp, tính thực tiễn và sự linh hoạt của hợp đồng. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi soạn thảo hợp đồng nguyên tắc: 

Thứ nhất, phải xác định rõ các nguyên tắc chung, cơ chế ký phụ lục/hợp đồng cụ thể 

Trong hợp đồng nguyên tắc, các nguyên tắc chung về việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ, hoặc các điều kiện hợp tác cần phải được quy định rõ ràng. Bên cạnh đó, cơ chế ký kết các phụ lục hoặc hợp đồng cụ thể cho từng giao dịch cần được thiết lập để đảm bảo rằng các bên sẽ có một cơ sở vững chắc để thực hiện các giao dịch chi tiết sau này. Điều này giúp tránh sự bất đồng và không rõ ràng trong các giao dịch sau. 

Thứ hai, ghi rõ thời hạn hiệu lực, điều kiện sửa đổi, chấm dứt 

Một trong những yếu tố quan trọng khi soạn hợp đồng nguyên tắc là xác định rõ thời gian có hiệu lực của hợp đồng, cũng như các điều kiện để sửa đổi hoặc chấm dứt hợp đồng. Việc này giúp các bên dễ dàng điều chỉnh hợp đồng trong suốt quá trình hợp tác và đưa ra các quy định rõ ràng về việc kết thúc hợp đồng khi cần thiết. 

Thứ ba, có thể bổ sung điều khoản giải quyết tranh chấp, chế tài vi phạm nguyên tắc 

Để đảm bảo quyền lợi của các bên trong trường hợp có tranh chấp phát sinh, hợp đồng nguyên tắc nên bao gồm điều khoản về giải quyết tranh chấp, có thể thông qua thương lượng, hòa giải, hoặc trọng tài. Đồng thời, các chế tài vi phạm nguyên tắc cũng cần được ghi rõ để các bên hiểu rõ hậu quả của việc không tuân thủ các điều khoản đã cam kết. 

Những điều khoản này sẽ giúp các bên bảo vệ quyền lợi của mình và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài, đồng thời giảm thiểu rủi ro và tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng. 

 

>> Xem thêm: Hướng dẫn thanh toán bằng VNPay 

 

Thông tin liên hệ 

Hopdongmau.net nhận cung cấp các mẫu hợp đồng, biểu mẫu theo từng doanh nghiệp, cá nhân trên toàn quốc theo yêu cầu. 

Nếu bạn cần bất kỳ hỗ trợ nào về mẫu hợp đồng, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các hình thức sau: 

Email: hotro@hopdongmau.net 

Điện thoại: (84) 28-6276 9900 

Hotline: 0918 88 79 28 (Hoàng Yến – Trợ lý)